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【特集】日本語学校の経営課題を解決!管理システム導入のススメ

ここでは、日本語学校の経営で一番の課題となる留学生の管理について、その現状と解決策を解説。

リンゲージ日本語学校がシステム開発部と共同開発した管理システムについて独自取材しています。

日本語学校の経営を左右する「在籍管理」

日本語学校を初めて設立される方の場合、運営に不慣れなため、事務処理などに時間やコストをかけてしまうことがあるかもしれません。

例えば、留学ビザの申請。通常、在留資格認定証明書を各地方の入国管理局へ申請するのは、日本語学校の役目です。また、ビザは6カ月や1年で更新が必要ですが、その際の手続きに関しても学校側がサポートすることになります。

また、出欠管理や生活指導の内容など、一人ひとりの留学生ごとに管理すること(在籍管理)も、日本語学校の重要な仕事です。場合によっては、地方入国管理局へ報告することもあり、在籍管理のデータが非常に重要になることもあります。

システム導入していない日本語学校が多い

開校したばかりで生徒数の少ない日本語学校であれば、Excelなどで十分に管理できるでしょうが、人数が多くなると、この管理方法には限界が出てきます。

事務員を増やすにしても、これらの情報が一台のパソコンに管理されている(共有されていない)状態だと効率は上がらず、対応に時間とコストがかかるばかりです。

管理システムが日本語学校の経営課題を解決に導く!

時間とコストをできるだけ抑え、在籍管理を容易にする方法の一つに、「日本語学校専用の在籍管理(受講管理)システム」の活用が挙げられます。

留学生の情報をデータベースで一元管理できるシステムを使えば、個人情報や出欠状況はもちろん、成績や進学・就職の情報、生活指導の状況、学費の未払い、証明書の発行状況など、一人ひとりの状況を誰もが簡単に把握しやすくなります。もちろん、情報は教職員や事務員とも共有できますので作業の属人化を回避でき、スマートな在籍管理を実現します。

日本語学校の本来の目的は、留学生に向けて日本語教育を行なうこと。管理に対する工数を減らし、本質の追求をしたいオーナーさんは、ここで紹介する管理システムを是非チェックしてみてください。

日本語学校の経営課題を解決!
リンゲージの管理システムを独占取材

ここでは、実際にリンゲージ日本語学校で使用されている管理システムについて取材。実際の管理画面を見ながら紹介していきます。

管理システムでできること

日本語学校の管理システムについて
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管理者メインメニュー

管理者メインメニュー画面

管理者メインメニュー画面

こちらが、管理者用のメインメニュー画面。

生徒さんの履歴書データの取り込み(1)から、入国管理局への提出に必要な申請書の出力(4)、そして生徒や受講管理(5)や成績等のデータ管理(6)まで、日本語学校運営で必要な項目を網羅しています。

履歴書データ取り込み

履歴書データ取り込み画面

履歴書データ取り込み画面

メインメニューから「1.履歴書データ取り込み」を選択すると、生徒さんの履歴書データをインポートできるページに。

画像を見ていただければわかりますが、入力項目の多い履歴書データを一括で取り込むことができます。

これだけでも、(手作業に比べて)かなりの工数削減・効率化になりますね。

生徒情報の検索

生徒情報検索画面1

生徒情報検索画面1

生徒情報検索画面2

生徒情報検索画面2

生徒情報検索画面では、登録が完了した生徒さんのデータを、条件に合わせて検索することができます。

申請書出力

申請書出力画面

申請書出力画面

続いては、申請書出力画面。メインメニューから「4.申請書出力画面」を選択するとこちらのページに移動します。

この機能が管理システムのおすすめポイントの一つ。

ビザの申請や更新に必要な、入国管理局への提出書類をフォーマットに合わせて出力ができます。

国籍によって必要な項目が変わったり、指定のフォーマットに合わせる必要があったりで、生徒さんが増えれば増えるほど作業が頻雑になりがちな工程をワンストップで完了できるのです。

受講管理

メインメニューから「4.受講管理」を選択すると、クラスや生徒さんの受講管理ができるページになります。

日本語学校の経営で一番使う項目となりますので、より詳しく紹介していきます。

クラス情報

クラスに紐づいた生徒さんや講師の管理ができます。

クラス一覧画面

クラス一覧画面

クラス一覧ページでは、クラス情報をリストで表示、検索が可能。クラス名を選択することで、クラス情報ページに移動します。

クラス情報画面

クラス情報画面

クラス情報ページでは、担当の講師情報と在籍している生徒の情報を確認できます。「フィードバック」と書かれた部分からは、中間・期末テストの結果や成績データを確認することも可能です。

生徒情報

生徒一覧画面

生徒一覧画面

生徒一覧ページでは、在籍している生徒さんの情報を一覧で表示。名前や国籍はもちろん、重要な出席率もしっかりと確認できます。

生徒個別情報画面

生徒個別情報画面

生徒個別情報ページでは、生徒さんごとの受講状況を細かくチェックすることが可能。担当講師が入力した受講情報を、期ごと・月ごとに分かれて表示されます。

フィードバックシート

フィードバックシート画面

フィードバックシート画面

クラス情報ページや生徒個別情報ページの「中間」「期末」等のボタンをクリックすると、こちらのフィードバックシートページに(画像は「中間」)。生徒さんのテストや成績をより細分化した情報を確認することができます。

印刷プレビュー画面

印刷プレビュー画面

こちらのフィードバックシート、印刷する際には専用のフォーマットに載せた状態でプリントアウトできます。

※画像はリンゲージ日本語学校用になっていますが、学校ごとにカスタマイズすることも可能です

成績登録

成績登録画面

成績登録画面

先ほどのフィードバックシートの内容と、総合評価や学校からの所感、生徒さんの受講状況(生徒個別情報)をまとめた成績表を作成・編集できるページです。

それぞれのページで入力した項目が、1ページで確認できるようになっています。

印刷プレビュー画面

印刷プレビュー画面

こちらの成績表もフィードバックシートと同様に、印刷する際には専用のフォーマットに載せた状態でプリントアウトできます。期ごとの成績表として活用することができるようになっています。

※こちらも、学校ごとのフォーマットにカスタマイズすることが可能です

開発された方に聞いたところ、日本語学校用の管理システムで成績データを出力できる機能を備えているものは少ないとのこと。日本語学校との共同開発でできたシステムだからこそ実装できた機能と言えるでしょう。

出席簿

出席簿・PC画面

出席簿・PC画面

出席簿・iPad画面

出席簿・iPad画面

こちらは、担当講師が生徒さんの受講状況等を入力するためのページです。

出席・欠席などの情報を入力するだけではなく、出席率に応じてアラートが表示されるようになっているため、抜けもれなくチェックすることができます。

データ管理

「6.データ管理」では、講師・クラス・スケジュールの管理と登録ができます。

講師管理

講師管理画面

講師管理画面

登録された講師を一覧で表示。条件に合わせて検索ができます。

講師編集

講師編集画面

講師編集画面

講師編集画面では、講師の登録や情報修正が可能です。

クラス管理

クラス管理画面

クラス管理画面

講師管理と同様に、クラスを一覧で表示。月期やレベルなどで検索が可能です。

クラス編集

クラス編集画面

クラス編集画面

こちらが、それぞれのクラスの登録・編集を行う画面。

スケジュール管理

クラスや生徒ごとのスケジュール管理・登録ができる機能です。それぞれ詳しく見ていきましょう。

クラススケジュール
クラススケジュール一覧画面

クラススケジュール一覧画面

一覧画面では、月期・クラス名・生徒数などを一覧で確認できます。

クラススケジュール追加画面

クラススケジュール追加画面

クラスごとのスケジュールを追加・編集ができます。

期ごとに設定できたり、曜日の設定も可能で、かゆいところに手の届く仕様になっています。

生徒スケジュール
生徒スケジュール一覧画面

生徒スケジュール一覧画面

クラススケジュールと同様に、一覧画面では、月期・クラス名・生徒数などを一覧で確認できます。

生徒スケジュール出欠登録画面

生徒スケジュール出欠登録画面

生徒さんの授業ごとの出欠状況を登録できます。

こちらは管理者向けのページとなり、講師が入力するメインの出欠登録は「出席簿」で行います。

日本語教育に注力するためにも管理システム導入の検討を

リンゲージ日本語学校で導入している管理システムについて紹介させていただきました。

今回、システムを開発したのは全研本社システムソリューションセンター。そちらにもお話を伺ったところ、必要な機能を備えたパッケージ化もされており、なんと一般向けのシステム導入が最短2ヶ月で可能とのこと。一般的なシステム導入(6ヶ月~1年)と比べても、かなり早いスピードとなります。

リンゲージ日本語学校と連携、現場の声を元に開発を進めてきたシステムのため、「本当に必要な機能を誰でも使いやすく」がテーマ。生徒さんのデータ入力や管理、入国管理局へ提出する申請書の出力など、重要かつ工数がかかりがちな作業をワンストップで行なうことが可能になります(まさに、痒い所に手が届くシステムですね)。

日本語学校において、管理業務はとても重要です。しかし、それ以上に重要なのは、本来の目的である留学生への日本語教育

管理業務に手を焼き過ぎて、本来の目的が疎かになってしまった…、といったことにならないよう、また重要な業務だからこそ、管理システムに一元化すること検討してみるのはいかがでしょうか。

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独自取材!

日本語学校の経営課題を解決!
管理システム導入のススメ

リンゲージ日本語学校とシステムソリューションセンターが共同開発した管理システムは、まさに現場の声から生まれたシステムであり、日本語学校に特化した専門的な仕様となっています。

日本語学校特有の、例えば入国管理局への申請書類のフォーマット化や出力、生徒の履歴書データインポートや成績管理など、特に頻雑になりがちな管理・作業部分をワンストップで完了できるのが大きな強みです。

そんな日本語学校に特化した管理システムが、リンゲージ日本語学校だけではなく一般向けにも提供されています。

リンゲージ日本語学校のように、日本語教育という本質に注力するために管理系統を一元化したいと考えているオーナーさんはぜひチェックしてみてください。

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