日本語学校には、留学生の在籍管理（出席率や受講率など）について各地方の入国管理局へ届け出ることが求められています。
これは、近年問題となっている「失踪留学生」などの不法留学者対策にも絡みます。
法務省の「日本語教育機関の告示基準解釈指針」では、在籍管理について以下のように示しています。
「1カ月の出席率が8割を下回った生徒については，出席率が8割以上になるまで改善指導を行うとともに、その指導の状況を記録する」
「1カ月の出席率が5割を下回る生徒がいるときは，その翌月末までに地方入国管理局に対し当該生徒について報告する」（法務省「日本語教育機関の告示基準解釈指針」より抜粋）
なお、この指針に反した場合には、日本語学校としての「認可取消」もあるとしています。
さらに、文部科学省では日本語教育機関に対し、「何らかの理由で退学または除籍になった留学生に関しても、地方入国管理局等へ速やかに報告する」よう指示しています。退学・除籍となった留学生に対して、できる限り帰国するよう勧めることと、帰国状況についての把握も学校側に求められるのです。
こうしたことをしっかり把握するうえでも、留学生の在籍管理が非常に重要なのです。
日本語学校に求められる在籍管理とは、具体的にどのようなことを指すのでしょうか。
法務省や文部科学省からは細かな規定・指示などはありませんが、一般的には以下の項目が挙げられます。
成績だけでなく、出席状況が低調な留学生に対しては、教師が面談および改善指導をすることも大切です。
また、無断欠席者や長期欠席者に対する学校としての指導方針を定める必要があるでしょうし、指導しても改善が見られない場合、除籍基準などの策定も求められます。
在籍管理が厳格化されるなか、日本語学校では生徒一人ひとりの管理をどのような形で管理しているのでしょうか。
多くの学校では、ExcelやAccessといったツールを用いて個別ファイルで管理しているところもあるでしょう。また、願書や留学ビザ申請、各種証明書などは紙ベースで対応しており、それを事務員が入力しているという学校も少なくありません。
開校したばかりで生徒数の少ない日本語学校であれば、Excelなどで十分に管理できるでしょうが、人数が多くなると、この管理方法には限界が出てきます。
事務員を増やすにしても、これらの情報が一台のパソコンに管理されている（共有されていない）状態だと効率は上がらず、対応に時間とコストがかかるばかりです。
時間とコストをできるだけ抑え、在籍管理を容易にする方法の一つに、「日本語学校用の在籍管理（受講管理）システム」の活用が挙げられます。
留学生の情報をデータベースで一元管理できるシステムを使えば、個人情報や出欠状況はもちろん、成績や進学・就職の情報、生活指導の状況、学費の未払い、証明書の発行状況など、一人ひとりの状況を誰もが簡単に把握しやすくなります。
もちろん、情報は教職員や事務員とも共有できますので作業の属人化を回避でき、スマートな在籍管理を実現します。
「Zenkenシステムソリューションセンター」では、日本語学校に特化した受講管理システムを、リンゲージ日本語学校と連携して開発しました。カスタマイズもできるので、学校ごとに異なる在籍管理の仕様にも対応可能です。
こうしたシステムを導入することで、生徒が増えても留学生の実態を把握できるようしっかりとした管理体制が整えられるでしょう。
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日本語学校特有の、例えば入国管理局への申請書類のフォーマット化や出力、生徒の履歴書データインポートや成績管理など、特に頻雑になりがちな管理・作業部分をワンストップで完了できるのが大きな強みです。
そんな日本語学校に特化した管理システムが、リンゲージ日本語学校だけではなく一般向けにも提供されています。
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