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【課題1】留学ビザの取得&更新

日本語学校に入学する際には留学ビザが必要

留学生が日本語学校に在籍できる期間は、最長で2年です。これは、日本で長期滞在に必要な「留学ビザ(留学査証)」の期間でもあります。

留学生は、留学ビザを取得したうえで日本語学校などの教育機関に通うことができます。留学ビザを取得した留学生は、入国した日から最短で6カ月、通常は1年(厳密には最長1年3カ月)の在留が認められます。その後、1年延長し、最長2年(2年3カ月)までの在留が可能です。

なお、留学ビザを取得するには「在留資格認定証明書交付申請」を各地方の入国管理局へ届出する必要があり、通常は日本語学校などの教育機関が本人に代わって行います。

留学ビザの取得や更新の時期について

留学ビザの取得には、入管への申請、在留認定交付、大使館や領事館でのビザ申請など経る必要があり、申し込んでから発行まで4カ月から半年ほどかかります。仮に入学が4月の場合、遅くとも前年の11月はじめまでに申し込みをしておく必要があるのです。

また、申請できる時期も4月と10月の年2回(やむを得ない事情がある場合は、1月と7月も含め年4回になるケースもある)です。

留学ビザ申請の流れと日本語学校の役割

日本語学校では、留学生(入学希望者)の在留資格認定証明書を各地方の入国管理局へ申請し、留学ビザの交付を受けます。その際にかかる費用は留学生が支払いますので、請求書を発行して本人に送ります。

入金が確認できたら、在留資格認定証明書の原本と入学許可書などの必要書類を留学生へ送付。その戻しを受けて、留学生本人が在外日本大使館や領事館で「留学ビザ」を申請する、というのが一連の流れです。

また更新の際には、「在留期間更新許可申請書」を各地方の入国管理局で入手してもらい、日本語学校が代理で手続きをサポートするのが通例です。

留学ビザの取得および更新時の注意事項

留学ビザは、他のビザと異なり、取得や更新において日本語学校が対応すべき事務処理が煩雑で量も多いです。留学生が1人や2人ならともかく、100人も受け入れるとなれば、入学の時期に間に合うよう必要書類をそろえたり、交付申請に出向いたりするだけでも一苦労でしょう。

また、在留資格認定証明書は全世界で統一されていません。国や地域によって、必要な書類が異なるケースもあり、留学生の出身国の仕様にあわせて連絡しなければならないのです。

ましてや、入国管理局では申請受付の時期が指定されています。翻訳文に転記ミスがあったり、申請書類と添付書類に相違があったりなど書類上のミスで、万が一間に合わないとなれば、次回(半年後)まで留学生に待機してもらうことになります。

留学ビザの取得や更新は、日本語学校側もできるだけ早めに動き、余裕を持って対処することが求められます。

リンゲージ日本語学校に聞く!
ビザ申請・更新のポイント解説
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運営責任者
倉持素子さん

留学ビザの申請と更新は、生徒さんにとって非常に重要なものとなります。万が一、申請が間に合わないとなってしまうと日本に来ることすらできなくなってしまうので…。

留学ビザの申請は、慎重かつスピーディに行なうことが何よりも大切です。

気をつけておきたいポイントとしては、生徒さんの国籍によって申請する情報が異なることです。申請書のフォーマットは同じですが、記載内容が変わるため、抜け漏れのないように注意が必要となります。

また、この申請書も1年に1回くらいのペースでフォーマットが変わるようです(リンゲージの設立時にも変わりました)。この点も留意しておいた方が良いかと思います。

留学ビザの管理をシステム化することで労務軽減

生徒数が多い日本語学校ほど、留学ビザに関する事務管理も多くなります。特に入学時期には、取得と更新の申請が重なるうえ、煩雑な事務処理のため多くの時間を費やすことになるでしょう。

「全研本社システムソリューションセンター」では、リンゲージ日本語学校と連携し、実際の業務にあわせて開発された日本語学校特化型の受講管理システムを提供しています。

生徒さんが入力した内容が留学ビザ申請書にも反映されるため、必要書類の作成もスムーズに。労力の軽減につながります。

また、転記ミスや申請書類と添付書類の相違なども防げるため、交付も予定通りに進むでしょう。日本語学校ごとの仕様にあわせてカスタマイズも可能ですので、ほとんどの学校で導入が可能です。

こうしたシステムを導入することで、より確実に、よりスマートに留学生の管理ができるようになるでしょう。

独自取材!

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管理システム導入のススメ

リンゲージ日本語学校とシステムソリューションセンターが共同開発した管理システムは、まさに現場の声から生まれたシステムであり、日本語学校に特化した専門的な仕様となっています。

日本語学校特有の、例えば入国管理局への申請書類のフォーマット化や出力、生徒の履歴書データインポートや成績管理など、特に頻雑になりがちな管理・作業部分をワンストップで完了できるのが大きな強みです。

そんな日本語学校に特化した管理システムが、リンゲージ日本語学校だけではなく一般向けにも提供されています。

リンゲージ日本語学校のように、日本語教育という本質に注力するために管理系統を一元化したいと考えているオーナーさんはぜひチェックしてみてください。

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