日本語学校を設立するには、あらかじめ準備しなければならないものが多々あります。
設立要件としては、以下の3つの条件をクリアする必要がありますので、この条件をそろえてから設立に向けてスタートすることになります。
日本語学校を運営するうえで必要となる人員を確保します。必要な人員は、「校長」「主任教員」「専属教員」の3つにわけられます。
一般的な学校でいう校長先生と同じ職務です。日本語学校では、日本語教育に関する識見を持っていることはもちろん、教育や学術、文化に関する業務を原則5年以上従事したことがある方が、校長として認められます。職員や生徒の管理、施設や設備の保全など、好調の役割は多岐にわたります。
教育課程（カリキュラム）の編成をはじめ、日本語教育に関する知識と能力を持ち、日本語の教員または研究所で3年以上の経験を積んでいる方が、主任教員として認められます。通常は、この後紹介する専任教員より選びます。
現場で教える先生のことで、最低一人は必要です。専属教員は、大学で日本語教育を専攻して日本語教育科目を45単位以上修了している、日本語教育能力検定試験に合格した者など、日本語教育に関する専門的な知識や能力が求められます。設立時には最低一人が必要ですが、生徒数などにあわせて増やしていくことになります。
生徒たちに教える場となる校舎が必要です。一般的な学校と同じく、日本語学校の校舎にも細かな規定があります。
校舎は、学校法人の自己所有であることが条件。オフィスビルの1フロアなどを間借りするといった区分所有権でも認められます（区分所有の場合、賃貸借契約で一定の条件をクリアする必要があります）。なお、建物に抵当権が設定されている場合、担保権者は金融機関であることが条件です。
敷地面積は、115m2以上であること。なお、生徒一人あたりの面積は2.3m2以上と定められており、仮に定員100名の日本語学校の場合、230m2の敷地が必要です。また、教室の広さも生徒一人あたり1.5m2、定員は20名と定められているため、1教室の広さは30m2以上が必要です。
通常、日本語学校を各地方入国管理局へ申請して開校するまでに1年、軌道にのせるまでには約3年かかるといわれます。
その間に、教職員の確保や生徒募集の広告費、学校運営費など、さまざまな費用がかかりますし、新しい校舎を建てる場合は、その土地代や建築費用なども必要です。このため運営者は、ある程度の流動資産を準備しておく必要があります。
また、貸借対照表や損益計算書など決算書の提出が求められ、決算状況も設立する際の審査ポイントとなります。
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